2016年も毎日多方面に挑み続けます。

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<兵庫県たつの市 室津港>

事務所に置く控えは決算書・申告書のみ

お客様の決算書控えや打ち合わせ資料、給与関係書類、
契約書控え、謄本、定款など、会計事務所は気を抜けば
書類の山になりがちです。

この書類の山を作らないようにするためにどうすればいいか、
開業時にあるルールを作りました。

① お客様に納品した決算書・申告書は、同じものを事務所に残す
② 打ち合わせ資料は、データ化して紙は廃棄
③ 給与関係書類も、データ化して紙は廃棄
④ 契約書、謄本、定款等もすべてデータ化して紙は返却又は廃棄

ということで、私の事務所に残っている書類は、
データ入力のためにお預かりした月次資料の他には
決算・申告書のみです。

書類の整理方法を検討

会計事務所でのよくある書類保管方法は、
会社ごとにA4サイズのファイルを作成して、
横開きのキャビネットに保管する方法ですが、
あのキャビネット棚っていかんせん
あかぬけませんよね。

書類を整理するだけなのにムダに高くないですか・・・。

しかも、上にモノを置いたりすると、その重みで
扉が閉まらなくなった状態になってたりします。
お客さんが来所したときに、他の会社名の入った
ファイルが丸見えになっている事務所も・・・。

これって個人情報の観点からも絶対によくないです。

自分が世話になっている病院や美容院で、
自分の名前が入ったファイルが他のお客さんの
目につくところに放置されていたら、
絶対にいい気がしないですよね。

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けど、会計事務所には、そういうところに
無頓着な事務所もまだまだ多くあります。

では、応接するエリアとまったく違うところに
書類を保管すればいいのですが、残念ながら
それほどスペースがありません。
スペース的に、応接エリアから目の届くところが
もっとも書類を置きたい場所なんです。

ということで、課題として挙がってきたのが、

①引き戸式・両開き式のキャビネットは使いたくない
②名前の入ったファイルを見えるところに置きたくない
③ファイルには名前を入れておかないと不便である
④事務所はひとり事務所として借りた部屋で、それほど広くない

課題をクリアした保管方法はこれ

この悩みを解決してくれたのがIKEAのファイルボックスと
書類棚です。

ちなみにファイルボックスは2つで699円。
書類棚は1つ1,999円です。

ファイルボックスに入れて棚に収納すれば、会社名の入った
A4ファイルがむき出しになることはありません。

しかし、この状態だと、それぞれのファイルボックスが
どのクライアントのモノかがわからないので、
いちいち中を覗いて確認する必要があります。

そこで50音で並べる方法も考えたのですがそれもしっくりこず、
現在導入した方法は、遠目からは視認できないが、近くにいけば
読めるくらいの大きさのラベルテープを作成して貼り付ける方法。

こうすれば、探しやすく、そして、来所した方からは
見えない状況になります。

こんな感じです。
(サンプルで一つだけ隠していないところはうちのボックスです)

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IKEA以外でも、最近では文具雑貨を扱う店も増えており、
A4サイズの書類がすっぽり入るファイルボックスも
バラエティに富んでます。

うちは安価でそこそこ丈夫、カラフルなIKEA製を
使っていますが、もう少ししたら落ち着いた感じに
替えたいな、と考えています。

ボックスファイル一つで事務所の景色をがらっと
替えることができるので、気分転換にもなります。

スモールオフィス経営者の方の参考になれば幸いです。

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【編集後記】
今日のブログは「できることは全部書いておこう」という
メッセージを受けて、あるお客様にほめられたことを
思いだし、記事にしました。

【昨日の一日一新】
甥っ子と対面

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。