前回から引き続き、Googleフォームについて。

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フォームの拡散方法

前回の記事で、Googleフォームを
活用した出欠確認について、
フォームの作成を中心に
お伝えしました。

同窓会の出欠確認にGoogleフォームが便利 その1 | 歩々是道場 〜脱力系税理士のblog〜

さて、次に考えるべきなのが
このフォームにどうやって
アクセスしてもらうか、です。

大きく分けて二つの方法が
あります。

メールやSNSを使って案内するやり方、と
ハガキで案内するやり方、です。

メールやSNSで案内する場合

グループ機能として、
拡散力が強いのは
現状ではFacebookか
LINEでしょう。

FacebookもしくはLINEに
ページかグループを作成して、
そこから発信する。

そして、あとはそのメンバー
個人のつながりを活用して
拡散する。

こうした方法が現実的でしょう。

この場合には、この回答フォームの
URLを取得する必要があります。

それはこちらの「送信」ボタンから
手に入れることができます。

スクリーンショット 2016 09 06 8 10 39

この真ん中の箇所をクリックします。

スクリーンショット 2016 09 06 17 40 06

すると、URLが表示されるので

スクリーンショット 2016 09 06 8 11 06

これをコピーして貼りつければOKです。

下のチェックボックスをクリックすると、
URLを短縮することもできますよ。

スクリーンショット 2016 09 06 8 11 21

ハガキで案内する場合

ハガキで案内する場合には、
一手間かけると、相手側に
負担をかけずに済みます。

いくら短縮されているとはいえ、
URLを手入力するのって
たいへんですよね。

私だとその時点で面倒になって
作業をストップしてしまうかも。

そこで登場するのがQRコードです。

こちらのページで簡単に
QRコードを作成できるので

QRコード(二次元バーコード)作成【無料】

作成してその画像を
ダウンロードしましょう。

それをハガキの原稿に
貼りつければOKです。

こうしておけば、
相手への負担は
ずいぶんと減らす
ことができるのでは
ないでしょうか。

ただし、全員がQRコード読み取りに
対応できない可能性があることも
考えて、フォームURLの印刷も
忘れずにしておきましょう。

QRコード読み取りのアプリを
いろいろ試しましたが、
デンソーが出している
公式リーダーが最も
素早く読み取ってくれます。

QRコード、いわゆる
二次元バーコードは
デンソーが開発した
技術なんですよね。

デンソーの出している
アプリの読み取りが
優秀なわけです。

回答を見るには

では、いただいた回答を
管理人はどのように
確認するのでしょうか。

回答いただくと、管理画面上では
このように表示されます。

スクリーンショット 2016 09 06 18 00 43

ここでもこのように確認はできますが、

スクリーンショット 2016 09 06 17 57 59

スクリーンショット 2016 09 06 17 58 09

スクリーンショット 2016 09 06 17 58 19

一覧で見たり、データとして
活用するには、同じGoogleドライブ内にある
スプレッドシートという(Excelのような)
表計算シートを利用することになります。

スプレッドシートへの展開

スプレッドシートへの展開は
クリック一つで可能です。

先ほどの「回答」をクリックすると
このような表示になります。

スクリーンショット 2016 09 06 17 57 59

この右側に出ている緑色のボタンを
クリックします。

すると、次のように問われます。

スクリーンショット 2016 09 06 8 06 36

そのまま、「作成」をクリック。

すると、Googleドライブの管理画面に
スプレッドシートのファイルが現れます。

スクリーンショット 2016 09 09 8 07 41

これを開くと、

スクリーンショット 2016 09 06 17 58 34

このように、回答が一覧で表示されます。

エクセルへ変換

これをExcelに変換するのも
簡単です。

スプレッドシートを開いて
「ファイル」をクリックすると
このような画面が出てくるので、
「形式を指定してダウンロード」を
選択します。

スクリーンショット 2016 09 06 8 08 30

すると、右側にどのような
形式にするか聞かれるので、
ここでExcelを選択します。

スクリーンショット 2016 09 06 8 08 37

これだけです。

指定したフォルダに、
Excelファイルとして
データがダウンロード
されます。

このようにしておけば、
次回からの案内郵送時に
Excelを利用した宛名
ラベルの印刷が可能になり
手間が省けます。

最後に

このフォームにどうやって
アクセスしてもらうか、が
一番苦心するところです。

そこさえクリアできれば、
少なくとも往復ハガキは
不要になります。

コスト的にも、印刷作業的にも
だいぶ軽減できますね。

会の案内もハガキを使わずに
SNSなどを活用してWeb上で
行えば、さらにコストと
手間を削減できます。

しかし、その場合には、
その案内を受ける側が
案内サイトにアクセス
できなくなるといった
不具合が生じたときに
フォローが難しいとか、
当日店に向かうのに
手元に案内がほしい、
いう意見もあります。

実際に二次会などの
宴会を開催するお店の
担当者からもそうした話を
聞いたことがあります。

そういった意味では、
相手の手元に残る
ハガキでの拡散にも
意味があるでしょう。

ハガキをずっと保管するのが
面倒な人は、自身で写メして
データで持つでしょうし。。。

この手の話は、あとで
「知らなかった」と
なるのが一番まずいので、
効率性よりも網羅性重視で
やっていくより
仕方ないですね。

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【編集後記】
今期も財務諸表論の
ロングクラスを
担当しますが、
先週土曜日は
開講初日ということで
午後からのスタート。
おかげで午前中に
息子の運動会を
観にいくことが
できました。

ここ数日の、家での
謎のステップの意味が
やっと解明しました。
出し物の練習してたのか!

【昨日の一日一新】
山陽電車で明石まで男二人旅

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開業支援・経営計画支援の石田修朗税理士事務所

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。