会計ソフトへのデータ入力でのちょっとした工夫です。

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内容不明な入出金への対処

銀行口座への入出金を会計ソフトに

データ入力するためには、

次のような方法が考えられます。

 

通帳を目視しつつ手入力していく、

CSVファイルからインポートする、

もしくはMFクラウド会計であれば

動悸されたデータから入力候補が

示され、それを登録していく。

 

いずれにしても、

データの片側は

すでに確定しています。

その口座への入金、

もしくは出金です。

 

問題はその相手科目として

何をもってきたらいいのか、です。

 

すぐに判明すればいいのですが、

関係書類を引っ張り出したり、

オーナーに内容を聞きただしたり、

そうした作業が必要なこともありますよね。

 

そんなとき、手が止まってしまうと

時間がもったいないので、

私がやっていた、及び、今もやっているのが

「仮払金」「仮受金」「複合」といった科目を

相手に持ってきてデータ入力するとともに

摘要に<★>マークを入れておく手法です。

 

こうしておけば、とりあえず預金データは

あっという間に完成します。

 

あとは不明なものを潰していけばいいのです。

 

なぜ<★>マークを使うのか

質問事項だけのリストが簡単に作れる

別に「仮払金」「仮受金」「複合」といった科目に

しておくだけでも追いかけられるのですが、

<★>マークを入れておくと

仕訳検索の際に<★>で検索をかけると

要質問事項がリストアップされます。

 

あとはそれをCSVファイルにしたうえで

加工して質問リストを作ったり、

もしくはその検索結果をプリントアウトして

オーナーに内容を問うことだってできます。

 

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科目の壁を乗り越えられる

それは科目に関係なく、

横断的に検索の網に

かけられるから、です。

 

「仮払金」「仮受金」「複合」といった

科目ごとに元帳を出力して確認するよりも

<★>マークを活用する方が

要質問項目を一覧できて便利です。

 

また、月の最後に<★>マークで

検索をかけることで、

要確認情報に確認漏れがないかどうかを

チェックすることができます。

 

ですので、毎月の業務マニュアルに

<★>マークチェックを入れています。

 

おまけ(黒四角)

ちなみに、<■>マークも使っています。

 

これは30万円未満の少額減価償却資産だったり、

減価償却費や保証料の月割計上に付けています。

 

決算作業のときに検索をかけて、

作業しやすいようにするためです。

 

あまりいろんなマークを多用しすぎると

検索する際に大変ですので

2〜3種類が適当でしょう。

 

こうしたマークを摘要欄に入れておくことで

今の作業スピードを落とさず、そして、

決算での作業を効率化してきたいです。

 

この手法は前職時代に〇橋さんという

スーパーアシスタントの女性から

学びました。

〇ちゃん、ありがとうございます!

 

 

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【編集後記】

 朝晩がめっきり涼しくなり、

夏の暑さももうすぐ終わりですね。

アイスコーヒーにアールグレイのアイスが浮かぶ

こちらのコーヒーフロートもまた来年です。

 

【昨日の一日一新】

早朝朝練に球出し基礎練習を追加。

姫新線のとある踏切まで。

 

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❐石田修朗税理士事務所HP

開業支援・経営計画支援の石田修朗税理士事務所

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。