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領収証を整理する際に、日付順に並べ替えたりしていませんか?

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(国税庁HPより)

“時系列”はやめてもいいです

年が明けると、自営業者の方の
「あ〜、確定申告に向けて領収証の整理せな〜」
というぼやきをよく耳にします。

うん、早めにやっておくべきでしたね。

けど、まだならこれからやるしかないですよね。

がんばりましょう。

その際に、キッチリさんが陥りがちなのが
キッチリしすぎること。

もっと手を抜いても大丈夫かもしれません。

どこで手を抜くかというと、“時系列”に並べる作業です。

なぜ“時系列”に並べていたか

昔は、領収証を時系列に並べて整理するのが当たり前でした。

仕訳帳などの会計帳簿を手書きで作成していたからです。

しかし、今は確定申告に向けて領収証の整理の次に行うことは
(自分でやるか、外注するかは別として)会計ソフトや
エクセルにデータ入力されることがほとんどでしょう。

つまり、領収証の整理の次に生じるアクションは
会計帳簿の作成ではなく、「データ入力」です。

会計ソフトへのデータ入力は、
日付順に行う必要はありません。

ばらばらで入力しても、日付順に並び替えて
資料を作成してくれます。

ですので、会計ソフトへのデータ入力に向けて
領収証を整理するのであれば、“時系列”なんて
無視してOKですよ。

こんな話をお客様にすると、「いや、でも
日付くらいは並べておきますよ」と言って
いただけたりするのですが、その労力は
会計事務所にとってほとんどメリットが
ないのです。

それよりも、相手先ごとや内容ごとに
分かれている方がよっぽどありがたいです。

チェック作業で必要?

“時系列”に並べることを求める会計事務所もあります。

どっちがよくてどっちが悪いというのではなく、
その事務所のスタイルの違いでしょう。

たとえば、入力内容をあとでチェックするために
“時系列”に並べる方がいい、という意見もあります。

たしかに、あとからチェックするには
“時系列”に並べた方がチェックしやすいです。

ただ、データ入力は日付と金額と摘要(内容)の入力です。
ここに難しい判断は基本的に生じません。

ある意味で単純作業なんです。

この単純作業においてミスが出る要因は“急ぎすぎ”です。

数字と文字を打ちうつす作業です。本来は難しくありません。

急ぐあまりに画面もろくに見ず、手元のレシートや
領収証ばかりを見てキーボードを叩き進めると、
日付や金額、摘要にミスがでます。

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もちろん、人間ですからミスはします。
ただ、入力の際にしっかりと画面を見て
その都度チェックをすれば、
ミスはその場で気づきます。

データ入力は一種の“作業”です。

申告書作成などの“知識”を要する業務には
チェックリストなどを作って時間を置いて
チェックを行うのが鉄則ですが、
単なる作業については一回でバシッと
合わせる仕組みを作りましょう。

あとでチェックしない仕組みで仕事をすると、
一発で合わせようという意識が格段にあがります。

あえて領収証を“時系列”でもらわないことで
会計事務所の業務も時短になるかもしれません。

上司によるチェックが必須だった雇われ時代には
こんな提言はできなかったですけどね。

おわりに

と、いろいろ書きましたが、今は領収証をごそっと
受け取ってデータ入力を代行するという作業は、
基本的に受けておりません。

ただ、確定申告では医療費控除があります。

ここで、領収証を大量にお預かりすることがあります。

この医療費控除のための領収証をお預かりする際に
何もお伝えしていないと、キッチリと日付ごとに
並べて下さっている方が多いのです。

医療費控除では、“時系列”ではなく、
“医療を受けた人ごと”、“医療機関ごと”に
データ入力します。

ですので、“時系列”はまったく気にしなくていいので、
“人ごと”、“医療機関ごと”にまとめて集計しておいて
ください、と事前にお伝えするようにしています。

同じ労力をかけていただくのであれば、
こちらが助かる方にご協力いただきたいですからね。

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【編集後記】
最近使い始めたこちらのマウス。

めちゃくちゃ優れていますね。
もっと早く導入しておけばよかった。

【昨日の一日一新】
ペヨーテ
Fedexで荷物受取り

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。