この場合だと「スパイス食堂ニッキ nikki」と入力します。

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効率化の勘どころ

会計ソフトは見た目こそ各社違えど
搭載された機能は大差ありません。

その中でも各社標準で装備されているのが
取引入力時における「摘要」欄です。

「摘要」は取引の内容を説明するための項目で、
通常は取引の相手方の名称(社名、人名)と
その取引の内容を記載します。

このときに
「とりあえず相手の名前と内容を書いておく」人と
「ルールに基づいて入力する人」とでは
そのあとの作業効率に雲泥の差が生まれます。

『検索』という作業において、
カギになるのが摘要だからです。

複数の人間がデータ入力する場合には
これを事業所単位で統一できるか、が
経理業務効率化のに勘どころです。

マイルール

相手先の名称

基本は請求書のとおりに入力します。

カタカナの場合、半角は絶対に使いません。

アルファベットでは逆に絶対に半角だけです。
F8キーやF10キーで念入りに確認します。

半角と全角、それぞれの特徴はありますが、
大切なのはどちらかに統一すること。

なぜなら、検索の際に半角と全角は
区別されてしまうからです。

取引内容

ここは表記がバラバラになりがちです。

ある程度は仕方ありません。

が、できるだけ統一はしておきたいです。

「会議」「接待」「贈答」「航空券」

こうした言葉は統一して使うようにしています。

あとで見返したい仕訳については
「★」を付けています。

また、申告で抽出しないといけない
30万円未満の設備については
「措置法」と記入しておきます。

これらは思いついたときだけでなく
ルールとして例外を認めないことが
ポイントです。

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けっきょく、摘要って検索のための
足がかりですので、検索の際に
漏れることがあってはいけません。

だからこそ、統一ルールを決めておく
必要があります。

もし、事業者の中で複数の人が
データ入力に携わるなら、
ルールを無視した入力を見つけたら
「小さなこと」と看過せず、
必ず指摘するようにしましょう。

このルールの徹底こそが
ムダや残業をなくします。

最後に

効率化といっても
ウルトラCみたいな
特別なことって少ないです。

それよりも、日々の単純作業を
いかにあとで使いやすいように
整理できるか、を意識することが
大切です。

そのためにも、仕訳辞書や伝票辞書、
自動仕訳登録といった各種設定を
うまく活用して、ルールを意識せずとも
ルールどおりに入力できる環境を
整えることも有効です。

お客様にExcelでデータをまとめていただく際には
上記ルールをお伝えして守っていただいています。

最初の数ヶ月はルール違反もありますが、
それを指摘し続けるとその先に
事業者自身のメリットもあるので
細かいなぁと思われているでしょうが
ルール違反の取り締まりは続けていきます。

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【編集後記】
冒頭の例ですが、
「nikki」は要らないのでは、と
いう意見もあるかと思います。
あとで自分がどう検索するかわからないので、
この場合、わたしだったらカタカナと
アルファベットと両方入力しますね。

【昨日の一日一新】
KITANOMAD MEETUP

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❐石田修朗税理士事務所HP

石田修朗税理士事務所[姫路]

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。