デュアルディスプレイは最も確実な効率化ツールです。

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1ディスプレイvs2ディスプレイ

午前中のアポイントのために、現地近くの喫茶店で仕事をしています。

事務所に置いてある資料を参照しないとできない仕事もありますが、
大方の資料はデータ化してあるので、仕事場はとくに選びません。

ただし、“効率よく”仕事できるかというと、
できるものとできないものがあります。

会計処理(記帳)業務や申告書作成業務は出先では向いていません。

PCに保存された様々なデータを閲覧しながら作業する際に、
デュアルディスプレイでなければ、効率が格段に落ちます。

急ぎの場合はそれでもやるしかないのですが、事務所での時間が
後で取れる場合には、お客様へのレポート作成やブログ記事、
自己投資(読書など)といったことが出先業務の中心になります。

会計事務所業界の体質

会計事務所が内勤として採用した職員が主として何に従事するか、
おそらくは会計処理業務や申告書作成業務です。

ところが、古い事務所では、まだ職員一人一人に
PCすら配置されていないところもあります。

事実、私が6年間勤めていた会計事務所でも、
(私は最初からPCを持たせていただきましたが)
一部の内勤スタッフには各自専用のPCがありませんでした。

共用のPCデスクがあり、各自がそこに移動して
入力作業をするというスタイルです。

当初は仕方のないことだと思っていましたが、
今思えば、全職員の業務効率を上げるためには
各自にPCを配置することが大切です。
効率を上げれば、スピードが上がります。

たしかに事務所経営としてはコストがかかりますが、
お客様への提供スピードが上がることと比べたら
そのコストはぜったいにかけるべきです。

1PC1ライセンス問題

その際に問題となるのが、ソフトのライセンス問題です。

1PC1ライセンスの購入を求められるソフトが非常に多いです。

各自にPCを用意するだけであれば一時の投資コストで済みますが、
ライセンス購入が伴えば、ランニングコストとなってしまいます。

これでは投資をしたくても二の足を踏んでしまいます。

このビジネスモデルが会計事務所の職員を苦しめているのです。

そうはいっても、お客様に提供する価値の一つに
『スピード』があるとするなれば、
その投資を怠るわけにはいきません。
ここは所長の決断が求められます。

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事実、私の友人が経営する会計事務所では、
そのほとんどで1PC制度を取っており、
デュアルディスプレイ化しています。
効率性を重視しているからです。

一方、友人が勤める会計事務所では、まだまだ
デュアルディスプレイは浸透していないようです。

かつては手書きで仕事をしてきた所長の基に勤める
友人曰く、「PCがあるだけでありがたいと思え」
だそうで、その必要性が理解されないようです。

PC関連コストを人件費と考えてもいいのでは

経営計画の作成をサポートする際にこういったコストを
他と関連性のない独立した経費として考えがちです。

“年間のソフト使用料とサーバー代、PC買い換えが
毎年だいたいこれくらいかな”、と。

しかし、人が増えればこういったコストは増加します。

増加させなければ、会社の生み出す価値が低下します。

であるならば、こういったコストはいっそのこと
最初から人件費扱いにして、これを含めた上での
労働分配率をにらむべきでしょうし、逆にそこへの
投資をしないのであれば、それだけ処理能力が劣る
人材の採用だったとして、現状よりも業務効率が
低下することを計画に織り込むべきでしょう。

従業員の立場からのボスとの交渉において

効率化によってスピードアップした従業員は空いた時間で
自己研鑽し、また、さらなる仕事を行うことができます。
各種資格の受験勉強の時間も確保できます。
将来の自分に向けて、いいこと尽くしです。

そして、従業員の仕事総量が増えれば、ボスは儲かります。
従業員がスキルアップすれば、ボスの時間は増えます。
ボスにとっても、これは悪いことではありません。

ボス、従業員、お互いのために、全員にPCを配置するべきであり、
そして、全PCデュアルディスプレイ化が理想です。
いちいち資料をプリントアウトしなくてもよくなるのでエコですし、
印刷コストが下がって経済的だし、スピードが劇的に速くなります。

今、勤めている事務所のPC環境が整っていないという方は
このあたりを切り口にボスに掛け合ってはいかがでしょうか。

ちなみに私の友人は、所長の決裁承認を取ることをせず、
自前のディスプレイを事務所に持ち込んだそうです。
こういった実力行使も、やり方としては有効ですね。

ではでは。

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【編集後記】

3月決算の会社はいよいよ大詰めですね。
在庫管理、発注管理、要チェックです。

【昨日の一日一新】

スターバックス「オレンジビスケット」

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。