子どものおもちゃの意外な汎用性の高さに驚きました。

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専用ソフトの汎用性

仕事をしていくうえで
いろいろなソフトを使って
管理することがあります。

顧客管理だったり、
在庫管理だったり、
売上仕入管理だったり、

会社の規模が大きくなれば
そうしたソフトを導入して
管理する必要性やメリットも
大きくなります。

ただし、デメリットもあります。

そのソフトに依存してしまうことです。

専用ソフトで出力できる帳票はいいのですが、
ソフトメーカーが想定外の帳票であったり
ここがもう少しこうなったら、といった
カスタマイズが弱い点があります。

そう、専用ソフトは使い勝手がいい分(?)、
汎用性が乏しいことが多いです。

ここをあーだこーだやりとりして
ソフトの改善を待ったり
カスタマイズして多額の費用を
負担したりするよりも
コスパのいい方法があります。

Excelを活用しましょう。

ソフトのデータをExcelへ

キーワードはカンマ区切り

ソフト内のあるデータを
Excelに貼り付けて活用するには
カンマ区切りのテキストファイル
で出力すればオッケーです。

ここさえクリアすれば
そのデータはExcelで
活用できます。

黒歴史

わたしが勤務時代に使っていたソフトに
『建設奉行』というものがあります。

その中の出力帳票として
工事一覧表というものがあります。
これがなかなかよくできているのですが、
最後の一工夫が難しかったのです。

現場コード順に
工事原価、工事契約金額、未成工事受入額、粗利益、粗利率、
こうしたものが一覧で出てきて非常に見やすいソフトです。

これをまず最初に見れば、
赤字工事の有無や
原価の現場コード違いが
即座に発見できるという
優れものです。

しかし、使いにくかった点もあります。
それは任意に並び替えができなかったのです。
(現在がどうなっているのかは存じ上げません)

あるお客様は工事の管理上
1つの工事を2つの現場コードで
分けて管理する必要がありました。

そして、その現場コードは必ずしも
連番ではありませんでした。

さらに、その現場の工事原価のうち
分けようのないものについては
2つの現場コードのうちどちらかに
偏って登録されていました。

すると、2つの現場コードのいずれかが
赤字、もしくは超薄利で、もう一つは
原価がほとんどない、みたいな
異常な現場が出てきてしまいます。

両者を合算すればいいのですが、
その合算をして判断しようにも
並び替えや統合を
ソフトは想定していません。

そこで、使い始めた当初は
プリントアウトして、
その2つの現場を同じ色の
マーカーで色つけして、
合算した結果を横に書き込んで
確認資料として残していました。

一覧表の中のどこかの数字が変われば
また同じ作業をしないといけません。

引継を受けた方法とはいえど
「なんか面倒くさいなぁ」と思い、
いい方法がないかを考えていく中で
思いついたのがExcelの活用です。

倍速どころではない効果

Excelでは、名前順での並び替えや
合算はお手の物です。

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Excelに載せられれば、
こうした作業は一気にはかどります。

あとはExcelに載せられるかどうか。

「Excelへの出力」というコマンドは
ありませんでしたが、
「カンマ区切りのテキストファイル」として
出力できることがわかりました。

これができれば、そのテキストファイルを
Excelに貼り付けて活用できます。

その結果、
上述の2つの現場コードの例だけでなく
赤字工事や原価漏れ工事の洗い出し、
工事ごとの粗利益・粗利率比較、
こうした作業が一気にスピードアップしました。

また、簡単に抽出することができるため
お客様への提示や聞き取り資料の作成にも
大いに役立ちました。

そして、一連のやり方をお客様にお伝えして、
期中から定期的にチェックできる体制づくりに
貢献できました。

隣には知らない世界がある

おそらく、こうした手順は
できる人にとっては当たり前のことで
今のわたしからしても、1年目はともかく
2年目もプリント&手書きしていた当時の
自分を厳しく叱咤したいところです。

けれども、使ったことがなければ
当然知るよしもありません。

自転車だって乗れるまではこわいですし、
水泳だって泳ぎを覚えるまでは
どうしていいかわかりません。

できないときは、
端から見ていても
なぜこけないのか、
なぜ沈まないのか、
不思議でなりません。

できるようになれば、
こけるはずもないし、
しずむはずもないと
感じるのが不思議です。

今できること、自分にできることは
決して当たり前ばかりではないですし、
そんなまだ見ぬ世界は
今日もどこかで進行しています。

RPAを活用した自動化のデモを
制作している職業会計人も
いらっしゃいます。

マジで尊敬です。
やらなきゃ、と焦ります。

まずは4月21日に大阪で開催される
AIセミナーでその概要を
学ぶところから始めていきます。

おまけ

汎用性が高いといえば
BRIOやプラレールの
線路幅は統一ですよね。
BRIOの木のレールは
プラレールでも走行できます。

標準規格といえば
コーヒーカップの容量は
だいたい140ccだそうです。
(マグカップは別)
形は違えど、ちゃんとしたメーカーは
そこは守っているとか。。。

BRIOとプラレールはともに
電車好きの子どもが飛びつく
おもちゃです。
共存する家庭もきっと多いです。
もし線路幅がちがえば
相互乗り入れができませんが、
統一してくれているので
それが可能です。
カップの大きさがまちまちだと
豆の量を調整するのがたいへんです。

双方とも、お客様目線があるなぁと
感心した次第です。

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【編集後記】
22日に東京で開催される
あるセミナーの内容も
超絶気になります。
名古屋、もしくは大阪に
誘致しなければ。

【昨日の一日一新】
佐中の千年家
X-T20 WBカスタマイズ

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❐石田修朗税理士事務所HP

石田修朗税理士事務所[姫路]

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。