これも10年前の自分に教えてやりたい方法の一つです。

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円単位から千円単位への変換

Excelでデータをもらったときに
円単位のものも少なくありません。

もちろん、それも必要なのですが、
大きな流れを見るうえでは
細かすぎると見づらくなることも。

円単位のものを千円単位に
変換するということは
1000で割ればいいということ。

「=〇〇/1000」という算式を使って
千円単位のデータを別のセルに
つくってもいいのですが、
大量のデータがある場合には
そのセルの数字自体を
千円単位にしてしまいます。

▼円単位のデータ

スクリーンショット 2018 06 21 7 52 44

▼「1000」を適当なセルに入力

スクリーンショット 2018 06 21 7 53 08

▼「1000」と入力したセルをコピー

スクリーンショット 2018 06 21 7 53 25

▼円単位データを選択して右クリック

スクリーンショット 2018 06 21 7 53 47

▼「形式を選択して貼り付け」をクリック

スクリーンショット 2018 06 21 7 54 03

スクリーンショット 2018 06 21 7 54 14

これを

スクリーンショット 2018 06 21 7 54 21

貼り付け → 「値」
演算   → 「除算」

にマークを入れる

▼実行

スクリーンショット 2018 06 21 7 54 29

小数点以下がジャマなら
円未満を表示しないようにすれば、

スクリーンショット 2018 06 21 7 54 58

できあがり。

セルの数字自体が1000で除された結果となり、
セルには単純な数値として千円単位のものが
おさまっています。

いつ使っているか

わたしが主にこの方法を使っているのは
弥生会計からエクスポートした推移表や
試算表のデータを基に報告資料を
作成するときです。

推移表を加工する際には
弥生会計の推移表をエクスポートして
そのCSVデータをExcelに貼り付けます。

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そして、
上半期合計とかいうムダなもの
削除するという一手間をかけてから)
報告用の推移表へはvlookup関数を使って
数字を引っ張ってくるのですが、
その基となる弥生会計からの
エクスポートデータが円単位なんです。

▼エクスポートデータ(サンプル)

スクリーンショット 2018 06 22 10 05 15

円単位が必要なこともあるので
そこは別に文句はありませんが、
ある程度の事業規模のクライアントには
千円単位での資料を提示しています。

そこで、その引っ張る前のデータ自体に
上述の方法を実行して、
千円単位のデータに変換してしまいます。

そうすれば、円単位での報告が必要な場合でも
千円単位の報告が必要な場合でも
報告用の推移表の基本的な仕組みには
手を加えずに対応できます。

▼円単位のレポート

スクリーンショット 2018 06 22 9 57 19

▼千円単位のレポート

スクリーンショット 2018 06 22 9 58 29

データを引っ張った後の報告用の推移表を
千円単位に変換させるとなると、

スクリーンショット 2018 06 22 9 59 23

区分ごとの集計や各利益といった
算式を入れているセルを除いて
変換しないとダメになります。

それは面倒なので、
データ自体を変換して
その面倒を回避しています。

最後に

CSVデータを使って報告資料を
アレンジするようになってからは、
クライアントの知りたいことに
クローズアップした資料が
つくりやすくて気に入っています。

あと、会計ソフトの変更に
躊躇がなくなるという利点も。

逆にデメリットがあるかというと
それが見つからないんです。

多少の時間がかかるということが
そうなのかもしれません。

が、ソフト会社の使いづらい資料を
そのまま提示することに比べたら
その時間が生む価値の差は莫大でして
これはデメリットとはいえません。

「ほしい資料が出ない」
「ほしい表が出ない」
そんなことをソフト会社に訴えて
改善要望として出すよりも、
データを加工して
Excelでつくった方が
圧倒的に速いですよね。

まぁ、わたしが要望を出したところで
ソフト会社が聞く耳を持たないって
いうのも悲しい事実ではありますが。

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【編集後記】
昨日は打ち合わせが長引いたので
新大阪から新幹線で帰宅。
なんとか夕食の時間に
間に合いました。
車体数が少なくなっている
500形に乗れたので、
これはこれで良かった。

【昨日の一日一新】
松屋町のお菓子問屋

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❐石田修朗税理士事務所HP

石田修朗税理士事務所[姫路]

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。