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クライアントから受け取る資料の整理方法についてのマイルールを紹介します。
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目次
紙ベースの資料
紙ベースの資料をいただくこともまだまだ多いです。
そんなときに、そのクライアントに関する資料を一括で管理すると
処理済みの資料と未処理のそれとの区別がつきにくくなります。
そこで、以下のように整理しています。
法人のクライアントの場合、「主軸資料」としているのが
過去の申告書と最新の謄本、定款などです。
これらについては、スキャンしたデータのPDFファイルを
作成していつでもどこでも閲覧できる状況にするとともに
紙ベースでも保管しています。
（あまりないですが）訪問していただいた際には、
紙ベースの方が見ていただきやすいからです。
それら「主軸資料」はIKEAのペーパーフォルダで
管理しています。
どのお客様のフォルダかが訪問者に判別されてしまうことを
避けるために、会社名などはラベリングしていません。
このフォルダに未処理のものを入れてしまうと、
処理済みのものと混じってしまう可能性があり、
好ましくありません。
また、未処理の資料自体が視界から消えるため、
プレッシャーがかかりにくくなります。
そこで、未処理の資料は「主軸」とは別で管理しています。
無印良品のペーパーフォルダに事業者別に入れています。
処理ができたものは、返却するか、スキャンして裁断するか、
いずれかの形でこのフォルダから消えていきます。
このやり方は、一社あたり2つのフォルダを必要とするので、
多くのクライアントを抱える事務所には不向きかもしれませんが、
Todoリスト的な要素もありますし、無印良品のフォルダに
何かたくさん入っていると無言のプレッシャーになるので
けっこう気に入っています。
メール
また、メールについては、京都の税理士の佐竹さんが
先日ブログで紹介されていたのとほぼ同じように、
Gmailの受信トレイを活用しています。
返信や作業の必要のないメールはアーカイブします。
受信トレイからはなくなりますが、後から必要であれば
検索して確認することができます。受信トレイが空になると気分が軽くなります。
常に空にできる訳ではありませんが、受信トレイの
メールが少ないと余分なことを考えずに済みます。
本当にそうですよね。
gmailには、受信したメールを受信トレイに表示させずに
指定したラベルによってそのフォルダに直接飛ばす機能が
あります。
『メールの自動振り分け設定』において、
「受信トレイをスキップ」という項目にチェックをつけると、
受信トレイを飛び越えてアーカイブされます。
後でアーカイブしたメールを探す際に
ラベルがついているととても効率的です。
したがって、受信したメールにラベルを
つけておくことは大切です。
『メールの自動振り分け設定』において、
受信メールに直接ラベルをつける設定が
できるので、これは利用しています。
ただし、未処理のメールがアーカイブされてしまうと
埋没のおそれがあり、管理の面で好ましくありません。
したがって、「受信トレイをスキップ」する項目には
チェックは入れていません。
受信メールにラベルを自動でつけたうえで、
あくまでも受信トレイで受け取ります。
そして、対応したものや返信不要のものについては
その都度アーカイブしていきます。
こうすることで、受信トレイには未処理のものしか残らず、
Todoリスト的になります。
そして、受信トレイの底が見えてくると、
どこかうれしくなります(^-^)
まとめ
日々の経理処理などもそうですが、
「そのときにちょっと手がかかる」ことを放置してしまうと
それは後々「とても手がかかる面倒なこと」になることが
世の中には多いと感じます。
そのためにも、仕事効率化のブログを参考にしたり
実際に話を聞いてみたり、セミナーに参加したりして、
貪欲に情報を仕入れていきたいものです。
では。
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【編集後記】
長いようであっという間の2週間が過ぎました。
ウィンブルドンです。
女子ダブルス、ミックスダブルスで
ヒンギス選手が２冠達成しています。
一度引退したものの、その類を見ない
テクニックと戦術眼はまだまだ健在です。
YouTubeで試合動画を探して勉強します。
【昨日の一日一新】
ヤクルト400LT
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石田 修朗
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