対策のポイントは、特定個人情報を極力持たないことです。

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税に関するマイナンバー制度の影響

マイナンバー制度の導入で、にわかにざわついています。

新しい制度の導入で煩わしい部分は出てくるでしょうが、
国民一人ひとりに番号が割り当てられるというのは
行政効率の面からも、住民サービスの面からも、
大きなメリットがあることもまた事実です。

まぁ、税と社会保障に関して一切の不正行為がなければ
番号が振り当てられても別に支障はないので、
あまり声高に“反対”と言っている人を見ると
“あぁ、この人ちゃんと申告してないのかな、、、”とか
思っちゃいます。
あとは国のやることなすこと全てに反対するという
イデオロギーの方か・・・、そんなところでしょうか。

さて、それはおいといて、「番号法」施行により、
所得税法にも影響があります。

扶養控除等申告書と源泉徴収票(及び給与支払報告書)、
支払調書にマイナンバーの記載欄が追加されます。
平成28年1月から「番号法」が施行されるので、
平成28年分から、各書類に様式変更があります。

<給与所得の源泉徴収票>

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<退職所得の源泉徴収票>

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<報酬等の支払調書>

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<不動産の使用料等の支払調書>

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(以上4画像、すべて国税庁HPより)

このうち、源泉徴収票については、平成27年10月2日の改正により
給与受給者にお渡しするものについてマイナンバーの記載を
行わないことになりました。
(税務署へは番号入りのものを提出する必要があります)

「番号法」遵守においてネックになる書類

上述の書類で唯一会社に保管義務のあるものが
「扶養控除等申告書」です。7年保管です。
源泉徴収票や支払調書に保管義務はありません。

関連する書類として、この他に源泉徴収簿(賃金台帳)の
保管義務が同様に7年ありますが、これにはマイナンバーは
記載されませんので、今回は外しています。

この「扶養控除等申告書」、今まではとりあえず置いといて
時期を見て一気に廃棄処分するという事業者もあるでしょう。
それが法令違反になる可能性が出てきました。

マイナンバーが記載された書類は「特定個人情報」として
適切な保管・廃棄といった厳格な管理が求められます。

もともと、マイナンバーの有無にかかわらず、
個人の家族構成や収入を知りえるこうした情報は
厳格に保管する必要があります。
そういった意味では、保管についてはとくに
大きく変わったということはありません。

むしろやっかいなのは、『廃棄』義務です。

法定保存期間を過ぎたものは速やかに廃棄又は削除
しなければなりません。
廃棄又は削除ができずに放置された場合、それは
「番号法」違反ということになります。

ということで、マイナンバーが記載される書類のうち、
もっともやっかいなのは「扶養控除等申告書」です。

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FAQで発表された朗報

この点について、10月28日に朗報が発表されています。

“(一定の要件はあるものの)「扶養控除等申告書」に
マイナンバーの記載は不要!”というものです。

つまり、年末調整の際に従業員のみなさんから集める
「扶養控除等申告書」のマイナンバー記入欄に、
マイナンバーを書いてもらわなければいいんです。

そうしたら、「扶養控除等申告書」は今までどおり
厳重に保管した上で、保存期間を過ぎれば
好きなタイミングで廃棄すればいいです。

以下、記入不要のための要件を抜粋します。

給与支払者と従業員との間での合意に基づき、

従業員が扶養控除等申告書の余白に
「個人番号については給与支払者に提供済みの
個人番号と相違ない」旨を記載した上で、

給与支払者において、既に提供を受けている
従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を
扶養控除等申告書に表示するのであれば、

扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号の
記載をしなくても差し支えありません。

なお、給与支払者において保有している個人番号と
個人番号の記載が省略された者に係る個人番号については、
適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。

〜ここまで〜

ということは、

①会社と従業員の間で合意があり、

②従業員が、扶養控除等申告書の余白に「個人番号については
 給与支払者に提供済の個人番号と相違ない」と記載し、

③会社が、扶養控除等申告書の余白に「既に提供を受けている
 個人番号を確認した旨」を記載する

ことで、マイナンバーの記載が省略できます。

ただし、いつでもマイナンバーを確認できるように
しておく必要があるので、この方法を採っても、
マイナンバーを会社として預かることは避けられません。

おそらく、各給与管理ソフトから前年登録事項を印刷した
「扶養控除等申告書」を従業員に渡して、変更があれば
朱書きで訂正してもらう形式を取っている事業者も
多いと思います。
その場合は、余白に上記一文をあらかじめ別途印刷して、
そこに従業員の認め印を押してもらうことで
対応してもいいのではないでしょうか。
(このあたりの判断は自己責任でお願いします)

まとめ

会社における負担を軽減するためには、
極力マイナンバーの記載された資料を
紙やデータで残すべきではありません。

であれば、「扶養控除等申告書」にはマイナンバーを記載せず、
従業員のマイナンバーは別途管理のためのファイルを作って
それだけ会社の金庫か鍵付きの引き出しにしまっておけば
いいでしょう。
預かったマイナンバー自体をクラウド上にあげてしまい、
紙又はハードディスクに一切記録を残さないようにすることも
効果的な対策ではないでしょうか。

紙にする、PCにする、クラウドにする、その都度もらう、、、
マイナンバーの管理方法にはさまざまな選択があると思いますが、
法制度を確認しながら、後々のことを見据えて、
今の手間を惜しまず、後で起こる手間を軽減することを
考えておくことが必要でしょう。

通り過ぎたものを後から引っ張り出して
あれこれ作業するのって億劫ですからね。

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【編集後記】
昨日は甥っ子の誕生日、今日はうちの結婚記念日。
前者は覚えていましたが、後者はすっかり(^^;)
内田さんのブログがなければ、思い出さないまま
帰宅してしまうところでした。
内田さん、ありがとうございました(^_^)

【昨日の一日一新】
旧ヤム鐵道

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。