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オフィスに居なくても仕事できる環境ができれば、生産性は向上します。
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目次
ペーパレス実現への道
日本のような成熟社会では
右肩上がりの経済成長は
望めません。
企業が強くあり続けるためには
生産性の向上が不可欠です。
生産性の向上のためには
社員の労働環境の向上が
不可欠です。
たとえば、
オフィス集約型の
スタイルでは
通勤という苦痛から
解放されることが
できません。
場所を選ばず働ける
仕組みを作ることで
通勤時に満員電車で
疲弊するという
悲劇を回避できます。
こうした労働環境の向上が
生産性の向上に繋がります。
そのために取り組むべきは
『ペーパレス化』です。
オフィスに保管された紙を基に
仕事をするスタイルであるかぎり、
通勤による疲弊から
解放されることはありません。
ペーパレス化を導入するために
重要なのは“信念”と“投資”です。
片方だけがあっても
うまくいきません。
両輪を回して、
ペーパレス化を
実現させましょう。
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信念
“なにがなんでもペーパレス”
“紙は悪”
こうした信念を持って
挑みましょう。
そして、その信念は
社内のみならず
社外にも発信すべきです。
たとえば、FAXが届くから
事務所に戻って、とか
やってられないです。
FAXを電子データでサーバーに
保存する複合機もありますが、
そもそもFAX番号を持たなければ
FAXが届くことはありません。
「うちはFAXを使わないです」と
いうスタイルを打ち出すことで
問題の発生源を一つ消せます。
小さなことかもしれませんし、
「それくらい例外的に対応しても」
となるかもしれません。
が、そうした
小さな隙を与えると、
そこから穴が広がって
ペーパレス化は
形骸化していきます。
徹底することで、
社内外に対して
その覚悟を
浸透させましょう。
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投資
また、“信念”とともに
必要なのが“投資”です。
PDFへの変換・加工ソフトや
スキャナーがなければ、
ペーパレス化は
困難を極めます。
とくに投資すべきものとして
次のようなものが挙げられます。
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ハンディタイプのスキャナー
スキャナーは持ち運べる
ハンディタイプがいいです。
オススメはこちら。
コレなしでは
考えられないくらい
愛用しています。
事務所では
Brotherの複合機でも
スキャンはできますが、
机から手が届くところに
これがあるので、
わざわざ立ち上がらずとも
コレで完結します。
もちろん、外出時も必携です。
お客様との打ち合わせでは
紙に書いて行うことにも
有効性はありますし、
紙ベースの資料を確認
することもあります。
そうしたメモや提示資料を
事務所に持ち帰って
スキャンしようとすると、
つい億劫になります。
紙を残す危険があります。
どこでもオフィスを実現するために
どこでもスキャンを実現しましょう。
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クラウドサービス
スキャンしたデータの保管は
クラウドサービスが便利です。
クラウドサービスは
無料の範囲で使うことを
当たり前と考える方もいますが、
大切なデータを保管する場所です。
データ保管における
代表的なクラウドサービスに
DropBoxがあります。
無料版のbasicと有料であるPROの
一番のちがいはセキュリティの強化です。
ここには惜しまず、お金を使いましょう。
倉庫や書庫を借りるのに
無料なんてことはありません。
無料で預かってもらうとか、
逆に警戒するはずです。
データでも同じ。
きちんと投資しましょう。
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タブレット端末
データ化された資料を閲覧するのに
タブレット端末はとても便利です。
端末の資料をみながら
ノートパソコンで作業したり、
会議での資料確認のシーンでは、
タブレット端末は無類の強さを
発揮します。
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ノートPC
機動性をあげるためにも
デスクトップPCは
極力避けるべきです。
できれば1人1台、
高スペックのノートPCを
標準装備するべきです。
“要るようになってから”は
順序が逆です。
活用できる環境を作らなければ、
スキルは向上しません。
使うからスキルがあがり、
必要に感じるのです。
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導入事例
テニス仲間の会社では、
あっという間に
ペーパレス化が
標準化された
そうです。
「いったいどんな取り組みを
されたんですか？」と尋ねると
答えは簡単でした。
「トップがやると言って、
やるための環境があった。
それだけっすよ」という
ことでした。
そう、“信念”と“投資”が
揃っていたんです。
その会社では
ペーパレス化を
促進するための
施策として、
ある日突然上司から
今後の会議での
紙ベースの資料配付は
一切禁止するという
通達があったそうです。
その日から、会議資料は
PDFファイルで社員に配られ、
社員はノートPCを持って
会議に参加したそうです。
逆に、浸透しなかった
事例も知っています。
ペーパレス化を決断した社長が
自分だけ例外にした結果、
徹底されずに中途半端。
まったく効率化が
図れなかった
悲しい事例です。
そう、最終的な正否は
従業員ではなく
ボスの“信念”です。
ボスに“信念”があれば
必要な“投資”も
進みますしね。
特に中小企業においては
ボスが道を示すことが
大切だと感じます。
社員から率先して
ペーパレス化を
進める際には
ボスを巻き込んで
進めるようにしましょう。
その方がきっと
成功率が
高いですので。。。
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【編集後記】
今朝のひとり練習では
いつもとちがう
アプローチから
サーブを研究。
意外な発見に
満足できました。
【昨日の一日一新】
円筒形の洗濯ネット
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❐石田修朗税理士事務所HP
開業支援・経営計画支援の石田修朗税理士事務所
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石田 修朗
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