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ペーパーレス化が進むと、ポータブルな機器を選びがちです。
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目次
やれば世界が変わる「ペーパーレス」
スピードアップとコスト削減に必須
「ペーパーレス」という響き、
よくないですか？
書類に身柄を拘束され、自由を奪われる、
決していいことではありませんよね。
こうした呪縛から抜け出すための方法、
それが「ペーパーレス」なんです。
「ペーパーレス」が実現すれば、
書類は全てデータ化され、
ほしい資料は瞬時に検索にかかり、
ディスプレイ上に表示されます。
いちいち書庫に行って、昔のファイルを
一枚一枚めくっていかなくても、
パッと出せるんです。
そして、書庫や書棚すら要らなくなるんです。
多くの会計事務所も書類に拘束される
資料を綴じたファイルを保管するために
書庫を設け、書棚を設置している事務所も
多いと聞きます。
もちろん必要だから置いているんです。
ときおり見るわけです。
「欠損金がいくらくらいあったかな？」
「そろそろ償却が終わる資産がないかな？」
「借入金の返済はいつまでだったかな？」
「株式の譲渡制限はついてたかな？」
こうしたことを調べるために、
各社ごとのファイルを作り、
書棚に並べていました。
私の前の職場では。
とくに疑問を抱くこともなく、
その事務所のスタイルに
染まっていたのですが、
今思えば、手間のかかる、
めんどくさいことを
していたなぁ、と。
紙で見るものはスキャンできる
全部スキャンして、
保管しておけば、
書庫に足を運ぶことなく、
キーボード操作一つで、
見たい資料が瞬時に
発見できたんです。
紙で存在するものは、
必ずデータにもできます。
データにしてクラウドに保存しておけば、
世界中のどこからでもアクセスして
資料を確認することができます。
もちろんセキュリティーには配慮すべきですが、
雑居ビルの事務所に紙でのみ資料を置いている
ことの方がリスクは高いように思えます。
したがって、「ペーパーレス」は
物理的拘束から解放され、時間と
場所に自由を得るためには、
絶対にやらないといけません。
ペーパーレス化のための第一歩
これで必ずペーパーレスは進む
とまぁ、このあたりの必要性は
よく語られるところです。
しかし、なかなか導入できない
職場も多いと耳にします。
ですので、今日は、「ペーパーレス化」を
推進するためにおすすめの方法を紹介します。
これを行えば、きっとペーパーレス化が
加速すること間違いなし、です。
引っ張りますね。
引っ張りすぎ、ですね。
『週に１回、事務所に出勤しない日を作る』
これをするだけで、ペーパーレス化は
格段に進みます。
まずは“やってみよう”
もちろん、仕事はします。
しかし、“事務所に出勤”ではなく、
“事務所以外に出勤”するのです。
人は誰しも、やる前から
やったときの問題点や課題は
わかりません。
わかったとしても、限界があります。
そして、その問題点や課題をおそれ、
一歩目を踏み出さない人も多いです。
それを克服するための唯一の方法は、
「やってみること」なんです。
やってみて、不便を感じて、
それに対する対策を施して、
こうしたことをしていく中で、
徐々にペーパーレス環境下での
仕事の精度をあげていくことが
できるのです。
やる前に最善の準備を尽くすことは
もちろん大切ですが、やってみないと
わからないことの存在をおそれて
いつまでも『準備』していると、
絶対に準備のままで終えます。
わが事務所の現状
ちなみに、うちの事務所は
どうかというと、
書棚は一応置いています。
申告書など最低限の書類は
ペーパーでも残してファイル
していますし、今後のために
預かっている納付書なども
保管しています。
ただ、それしか入っていません。
書棚の少なさに、訪問してきた
保険の営業マンから「これだけ
ですか？」的な目で見られた
ことも･･･。
会計事務所らしくないと言われた書類整理法 | 歩々是道場 〜脱力系税理士のblog〜
このように、わたし自身もまだ完全に
拘束が解けたわけではありません。
また、給与計算業務における
支給明細書の発行や、申告書の
作成については、プリンターや
デスクトップPCの拘束を
受けているので、この業務が
入る時期は、どうしても
仕事場所が事務所に限定されます。
ただ、1年以上前からこの状態で、
それほどどうにかしたい、とも
思っていないので、ここから先は
あまり改善されていません。
これ以外の業務は、現状どこでも
行うことができています。
こうした自由を手に入れたことで、
六甲山の上で仕事してみたり、
五島列島から急な対応ができたり、
東京出張中でも対応ができたり、
こうした経験が積み重なっています。
こうした経験がまた一歩
踏み出す勇気をくれ、
さらに行動に自己規制を
かけなくて済むようになります。
まだまだひよっこペーパーレスですが、
それでも環境は大きく変わりました。
先日、プロジェクタを購入する際にも、
持ち運べるかどうかが決め手となりました。
こうした判断基準が構築されるのもきっと
“ペーパーレス化あるある”じゃないでしょうかね。
“あるある”といえばこの人。RGさん。
まずは一歩、踏み出してみましょう。
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【編集後記】
事務所移転に伴う引越作業で
バタバタしていますが、
あるものと要るものを見直す
いいきっかけになっています。
【昨日の一日一新】
地域清掃にて、ながーい長靴
キリンメッツ グレープフルーツ
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■ 石田修朗税理士事務所HP
開業支援・経営計画支援の石田修朗税理士事務所
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石田 修朗
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