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事務仕事のみならず、人材の定着にもつながる仕組みが紹介されていました。

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「事務の仕事がムリなくミスなくはかどる本」

私は大阪の税理士事務所に6年間勤務していました。

そのときも今も実践していること、
これをあの当時に知っておけば、ということ、
いろんな工夫が、この本で紹介されていました。

そのうちのいくつかを紹介します。

進捗に合わせた書類の管理

“「未処理」「保留中」「処理済」の3つに分けて書類を管理する”
“これには三段トレイやボックスの活用が効果的”

これは勤務時代からやっています。ただし、自分の中で
管理しているだけで、「このボックスは未処理」と
他の人が見てもわかるようにはできていませんでした。

今は一人事務所なので周知する必要はありませんが、
勤務時代にそのようにやっておけば、周りの人に
自分の状況がわかってもらえたんですね。

「見える化ボード」の設置

“それぞれのデスクにA4ほどのホワイトボードを設置”
“「未処理」「進捗中」「済」の欄を設ける”
“自分の仕事を付箋に書き出し、その状況に応じて各欄に貼り付ける”
“今仕事を依頼されると何時間待ち、という付箋を貼っておく”

自分の状況を自身で把握するためのみならず、
周囲への発信にも有効な「見える化ボード」の設置、
この仕組みはチームで働く際にとても効果を
発揮するのではないでしょうか。
勤務時代を振り返ると、そんな気がします。

特に「何時間待ち付箋」が面白い！

デスクの下にダンボ-ル箱を置かない

“足が伸ばせない状態が続くと、血の巡りが悪くなり、
冷えや疲れが生じる原因になります。”

前の職場では、これをしている人がけっこういました。
たしかに、その人たちは疲れた表情をしていたし、
冷えるってよく言ってたなぁ、と納得です。

「集中タイム」の確保する

“一日一時間「誰も話しかけたり、仕事を頼んだりできない時間」に設定する”
“チーム全員が一斉に「集中タイム」に入る”
“それぞれが集中したい時間にデスクに「旗」を立てて、割り込みを禁止する”

これはぜひ、社長や上司の立場から、部下に提案してほしいことです。

周囲の人も、一日一時間であれば、仕事の依頼を待てるはずです。

仕事面での実質的な効果ももちろんあると思いますが、
メンタル面で大きな効果を発揮するように思います。

チームメンバーの一人一人が「自分が尊重されている」と
感じることができれば、それはチームのパフォーマンスに
確実にプラスになります。

逆に「自分を尊重してもらえない」職場に
勤め続けたい、とは思えないですよね。

ぜひ、多くの職場に導入してもらいたい制度です。

まとめ

この他にも、書類管理などでいろんな工夫が紹介されています。
およそ200ページ、2〜3時間で読めます。
それによって業務時間やミスが改善されれば、効率のよい投資です。

特に管理者側の人に読んでいただきたい一冊です。

事務の仕事がムリなくミスなくはかどる本　仕事を効率化する８８の小さな工夫

posted with ヨメレバ
藤井 美保代 日本能率協会マネジメントセンター 2012-02-17

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【編集後記】

昨日、ブログ師匠である税理士の井ノ上さんのメルマガで
紹介していただいたおかげで過去最高のPVを記録しました。
ありがたいです。刺激になります。

8月にスタートして平日毎日、今日で80件の記事を掲載しました。
さらに有益な情報発信ができるようにインプットとアウトプットの
バランスに気をつけながら鍛錬していきたいと思います。

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 （雇わず、雇われずの）“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。