まずは少しずつ作り始めることから。積み上げていきましょう。

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マニュアル作成

組織として仕事を円滑に進める上で
必要になるのが業務マニュアルです。

小さな組織の場合には
どうしても担当者のスキルと
経験を頼りにしがちです。

そうした人材の存在は
事業の強みではありますが、
30年50年と持続継続する
企業を目指すのであれば、
個人の能力に頼りすぎずに
“誰かが抜けても大丈夫”な
仕組みを構築しておきたいです。

そのために必要なのが
業務マニュアルの作成です。

もちろん、イレギュラーな案件が
出てくることもありますが、
事業を取り巻く取引の大半は
ルーティンといっていいもので
あることが多いです。

そして、さらに視野を広げると
取り扱うモノやサービスには
ちがいはあれど、
事業についての経理業務には
一定の流れが存在します。

マニュアル作成時には
まずはその流れに沿って
ガイドラインを作成し、
特殊事情をプラスすることを
オススメしています。

そして、どこまで詳細に作成するかですが、
基本的には会計の基礎知識を持っている人が
見てわかる状態にすればオッケーです。

借方や貸方の説明、
定番の勘定科目の案内などは
省略して前に進めていきましょう。

大半の事業に共通する流れ

現金取引(受取)

過去数ヶ月にわたって
現金を受け取る行為を
洗い出してみます。

おそらく、
「売上代金の受取」
「請求金額の受取」
がその大半です。

<補足>
ひょっとしたら、従業員の負担すべき支払いを
会社が立て替えて払っていたことについての
従業員からの受取もあるかもしれません。

そうした慣習がある企業は
その可能性がある旨も
マニュアルに入れておきましょう。

現金取引(支払い)

過去数ヶ月にわたって
現金を支払った行為を
洗い出してみます。

おそらくその大半が
「経費の支払い」
でしょう。

名称やレシート、領収証から
内容が判断しづらい相手先が
定期的に出てくるようであれば
そこはコメントを入れておくと
素晴らしいマニュアルになります。

預金の増減

過去数ヶ月にわたって
銀行口座の増減要因を
洗い出してみます。

「売上代金の入金」
「現金の預け入れ」
「現金の引き出し」
「家賃の支払い」
「給料の支払い」
「リース料の支払い」
「光熱費の支払い」

こうしたものが
おそらくあるでしょう。

これらを一覧表にして、
使用する科目や摘要に
特殊ケースがある場合には
その旨を記載しておきます。

請求書発行

これは、わが社からの請求書の話です。

単純に売上を計上すればいい場合もあれば
立替や前受を加減算・相殺している場合も
あるでしょう。

また、請求の中身を分解して
経理に反映する企業もあります。

こうした実状を勘案して、
どこの数字を拾って
どの科目に反映するのか、
請求書にそれらを書き込んだ
画像と、それに対する仕訳を
貼り付けておくと
非常にわかりやすいです。

請求書受領

これが最も厄介かも知れません。

各業者さんからの請求書です。

各社ひな形がバラバラなので、
それぞれに対して
どこの数字を拾って
どの科目に反映するのか、
を明らかにしておきたいです。

請求書にそれらを書き込んだ
画像と、それに対する仕訳を
貼り付けることは必須です。

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<補足>
年に一回とか数回しか
出てこないものもあるでしょう。

それらについても、気がついたときに
マニュアルに追加していきましょう。

クレジットカード決済(受領側)

飲食店や小売店のように
わが社の売上に対して
お客さんがカード決済を
する業態であれば、
この売上についても
経理処理が必要です。

ここでやるべきことは
「売上発生をもれなく集計すること」

代金の回収については、
「預金の増加」として
処理がなされます。

クレジットカード決済(支払い側)

会社名義や社長名義のカードで
経費や税金の支払いをする会社も
多いです。

この場合、カードの利用明細を
待っていたら遅くなるので、
カード会社のサイトの
マイページなどから
利用状況を確認して、
その利用をタイムリーに捕捉し
経理に反映することが大切です。

関係会社間立替精算

複数の会社が存在する
グループの場合、
A社の支払いとB社の支払いを
A社がまとめて行い、
のちにB社がA社に負担分を
支払うといったことが
あります。

この最後の精算をしてくれれば
その流れは捕捉しやすいですが
相殺したり、未精算のまま
お互いの債権債務として
残していく場合には
これらの取引が漏れやすいです。

できるだけその都度精算することが
経理に負担をかけないためにできることで
ぜひそこは仕組みとして成立させたいです。

また、どうしても精算が難しい場合には
両社の残高を都度確認するなどして
漏れをなくす仕組みを作る必要があります。

チェックリスト

こうしたマニュアルの作成の際に
同時につくっておきたいのが
「チェックリスト」です。

これらのマニュアルを
細かめにグループ分けして、
その処理の実行と確認を
チェックするリストです。

どんなに丁寧なマニュアルが
完成したとしても、
それぞれを処理したチェックが
できなければマニュアルどおりの
業務の遂行とはなりません。

したがって、チェックリストを作らずして
マニュアル完成とはいえません。

最後に

<補足>と書いたイレギュラーなものについては
毎月反復されるものとは別にして
マニュアルに記載することをオススメしています。

細かすぎることまで一緒に記載してしまうと
マニュアルの使い勝手が悪くなります。

「マニュアルをつくりたいけどどこから
手をつければいいかわからない」

こうした声はよく聞きますが、
まずは身近なところから
作り始めましょう。

最初から完璧なものを目指すと
手が止まってしまいます。

何か不都合が出てきたら
その都度修正すればオッケーです。

途中で追加したり
削除したりしやすいように
できれば手書きではなく
Excelで作っていきましょう。

<関連記事>

経理業務マニュアル作成で大切なのはリーダーの舵取り

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【編集後記】
もう12月だというのに
この陽気は一体なんでしょうね。
はやく雪化粧した山を
見にいきたい・・・。

【昨日の一日一新】
とある会議
恐竜折り紙

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❐石田修朗税理士事務所HP

石田修朗税理士事務所[姫路]

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。