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ダブらないために必要なのは意識づけではなく仕組みです。
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目次
ミスはつきもの
フリーランスの方が
経理（会計データの入力）を
自分で行うことには大賛成です。
将来的にどうしてもできなくなって
外注に出すのはありですが、
自らの事業の血液である
お金についての管理を
わからないままにしておいて
いいはずはありません。
たしかに多少のミスは
出てしまうと思います。
が、別にミスしていたところで
悪意がなければそれが発覚した際に
きちんと修正すればいいだけのこと。
必要以上にミスをおそれる必要も
それを税務署に見つかることを
おそれる必要もありません。
彼らの多くは「ミス＝不正」とは
考えていません。
でも、できることなら
ミスは未然に防ぎたい。
そこで、よくあるミス事例と
それを防ぐコツを紹介します。
今回は「経費のダブり計上」です。
ダブり計上の原因
（支払はクレジットカードで行った）
この行動に、
ミスの原因となる要素が
隠されています。
それは、クレジットカードによる支払です。
もちろん、クレジットカードでの支払は
その支払内容が事業活動に必要ならば
当然に経費として認められます。
問題は、カードで支払った際に受け取る
レシートの管理にあります。
クレジットカードで買い物をした際、
カード利用明細の他に
お店の領収書（レシート）を
もらうことがあります。
というか、その場合の方が多いです。
こんな状態です。
このときに、よく見たら「クレジット」と
書いてあるので、データ入力のプロなら
それでダブり計上ミスは回避できます。
が、慣れないうちはミスしがちです。
どういったミスかというと、
現金払いの経費と勘違いして処理する
そして、
見ながらデータ入力して、その経費を
もう一度計上してしまう
これによって同じ経費が2つ入力されます。
1,000円の本を1冊購入しただけなのに
「新聞図書費」が2,000円計上されます。
ダブった1,000円分だけ経費が多くなるので
利益が本来あるべき額よりも1,000円少ない
状態になります。
あとになってこのミスが発覚したら、
その年の利益を1,000円増やして
再度申告し直す必要が出てきます。
このミスを防ぐのは
むずかしくありません。
ミスを防ぐには
レシートを管理するケースを
2つに分ける
これだけで防げます。
前日（もしくは過去数日）のレシートを
その場でデータ入力するならば、
あまり気にする必要はありませんが、
1週間とか1ヶ月分をまとめて
データ入力するフローの人は
領収書（レシート）を溜める
ハコなり袋なりがあるはずです。
それもない、、、
まずはそれを用意しましょう。
このときに、事業関連の支払いに
「絶対にカードは使わない」人は
ケースは一つで十分です。
しかし、
カードも使う（可能性がある）人は
ケースを二つ用意してください。
仮にこの2つのケースの色が
赤と青だったとします。
現金払いのレシートは赤いケースに
カード払いのレシートは青いケースに
入れていくようにします。
カード会社からの利用明細を
基にデータ入力するなら
青いケースに入っている
個々のカードの利用明細と
カード会社からの明細の
各項目を照合しながら
データ入力していきます。
そうすれば、現金払いは赤いケースから
カード払いはカード会社の明細から
データが入力されます。
つまり、青いケースを用意することで
個々のカード支払の領収書から
入力するミスをなくすのが狙いです。
だったら、カードを使ったときの
レシートを捨てたらいいんじゃない？
となるかもしれませんが、
それは税務上アウトです。
カード会社が発行する利用明細は
一覧になっていて便利ですが、
法律で保管が義務づけられているのは
店舗（相手先）が発行した
領収書（レシート）なんです。
ですので、カードで買い物したときの
領収書（レシート）も大切に保管しましょう。
最後に
家に帰ってきてから
財布の中にあるレシートを
「現金」と「カード」に
分けるのが面倒だ
そんな人は「現金」のレシートと
「カード」のレシートを
財布の中のちがう場所に
入れるクセをつけましょう。
この一手間が大きな差となります。
実際にわたしはそうしています。
支払ったときは一瞬でできることが
あとでやろうとするとめちゃくちゃ
めんどくさい。
よくあることです。
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【編集後記】
週末はわが町伝統のゆかたまつりへ。
子どもができてからもタイミングが
なかなか合わず、子連れでの参加は
今回が初めてでした。
あまりの人の多さに長男も次男も
ビックリしていました。
思えば、郊外で遊ぶことが多く
人混みに慣れていないのかも。
【週末の一日一新】
姫路ゆかたまつり（子連れで）
とある雑木林（長男を連れて）
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❐石田修朗税理士事務所HP
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石田 修朗
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