ルールに固執するのはダメですが、無法地帯はもっとダメ。

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混乱の常態化は生産性の敵

前職時代、人の入れ替わりが多かったので、
それを想定した顧問先業務マニュアルの作成や
資料収集リストを共有すべく、Excelで
フォーマットを作成し導入を試みたものの
新たな手間がかかることをきらってか
浸透することはありませんでした。

また、保管資料は紙ベースだったので百を超える
リングファイルが書庫に並んでおり、その場所も
決められていなかったことからいざ必要となった
ときに捜索による時間ロスが発生していました。
せめてリングファイルを内容ごとに色分け管理すれば
探しやすいと思って「決算書」「給料」「月次資料」と
いった内容ごとにファイルの背表紙を色分けする、
という提案をしたこともありましたが、
受け入れられることはありませんでした。
「背面のファイル名を一つひとつ見ていけば探せる」と。

本棚も同様で、場所が決まっていないので
必要な本があるのかどうかもわからない状況。
テーマごとに並び替えをしていきましたが、
数ヶ月後にはまたバラバラになっているという始末。

わからないことがあって、
それを調べて時間がかかるのは
当たり前です。

が、そこにあるはずの資料や書籍の
捜索に時間を浪費したとしたら、
これはヒューマンエラーであって
防がないといけないロスです。

また、退職者が出るたびに起こる
引継ぎの統一性のなさも。

残業続きの同僚を傍目にみつつ、
そんなことを感じていました。

最初が肝心

こうした経験から痛感したのが
「ルールづくりは最初が肝心」

たとえば、リングファイル一つとっても
背表紙には複数の色が用意されています。

最初から「決算関係」は赤、
「給料関係」は黄、
とルール化していれば、
リングファイルを卸して
背表紙をセットする段階で
色分けは完了します。

最初から後々のことを想定して
きちんと管理しておいたら
大した手間はかかりません。

ところが、それを決めずにスタートすると
色分けされないままのファイルが乱立します。

これをのちのち修正していくのは
たしかに面倒くさいです。

なんとなくスタートしてしまって
あとで修正しようとすると
大きなエネルギーが必要になります。

もちろん、ときが経過する中で
よりよいルールが見つかれば
柔軟に対処すべきは当然ですが、
最初にルールを検討していれば
少なくとも一回目の改善は
回避できます。

もちろん、将来どんなことが
起きるかなんてわかりませんが、
整理整頓なんかは普遍のテーマです。

まったくのノープランで始めるのではなく
一定のルールを設けずに始める積極的な
理由が見当たりません。

ルール変更は一気に

一度決めたルールも陳腐化します。

ときの流れの中で変化は必然です。

ルールを変更する場合のオススメは
一気に着手しておおよそを終わらせること。

そのためにどれくらいの時間がかかるかを見繕って、
その時間を死守すること。

緊急性の高くない事案にまでいちいち反応していたら
いつまでたっても進まず埒があきません。

現在、わたしの事務所にはわずかに存在していた
紙の資料をほぼ完全に破棄して、
IKEAや無印良品で調達したフォルダや
リングファイルの処分品が溢れています。

「少しくらいあってもいいか」と思っていましたが
「一切の紙の資料をなくす」と決めて一気に断行しました。

あとはこれらファイルなどの処分をするばかりです。
貧乏性なので、きれいなものはまだ使えるから
何か使い途はないかと思案中。

本棚(ラック)も一つ空っぽになったので
クラウドファンディングで支援した写真家さんから
送られてきた写真を飾ろうかと思っています。

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【編集後記】
昨日、講義があったために
夕食抜きで帰宅して
買っていたビッグカツをつまみに
ビールでも飲むかと探すも
ビッグカツはどこにもなく。。。
妻に食べられた模様です。
次は名前書いとこ。

【昨日の一日一新】
スクールのWeb予約システム操作

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❐石田修朗税理士事務所HP

石田修朗税理士事務所[姫路]

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。