効率化を推し進めるときに推してばかりじゃだめだった。

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クラウド会計での効率化イメージ

会計経理業務において
自動化というのは
ハードルが高いです。

クラウド会計ソフトには
自動化をうたうものもありますが、
自動で間違えた仕訳を生成される
リスクも考慮する必要があります。

しかし、リスクを必要以上に
おそれることもありません。

起きるかもしれないとわかっていれば
おおよそのリスクには対応できます。

それよりも、ネットバンクやカードの
利用履歴からデータ自体を取り込んで
仕訳の基データを生成してくれるのは
非常にありがたい仕組みです。

作業工程としては
「チェック」「登録」
または
「チェック」「修正」「登録」
だけで済みます。

完全手作業による経理業務を
10(の作業)→10(の結果)とすると、

0→10にはなりませんが
3→10くらいにはなります。

仕訳の基データの生成自体も
徐々に精度が上がっていくので
最終的には1→10のイメージです。

事務所の経理はマネーフォワードを使っていますが
5→10、3→10を経て今は1→10になっています。

最終形として、この1→10を目指したいです。

結果(クオリティ)を保持しつつ、
作業工程を減らしていきましょう。

徐々に減らす

このときに、いきなり10の作業を
1に切り替えようとする変革は
とくにチームで動いているときには
不協和音のリスクも高く、
おすすめできません。

勤務時代に効率を上げるために
一時的に負荷をかかることを提案し
総スカンを食らったことは
一度や二度ではありません。

とくに会計事務所に長く勤務している人の
多くは保守的で、「すでにできていることを
効率化するために変化」させることに
消極的な傾向が強いように感じています。

それが、時代遅れの会計税務ソフトが
未だに生き残っている理由でもありますが。

そのために採るべき手段は
「これくらいならあまり負担に
感じないかな」というくらいの
改善を繰り返すこと。

まずは10の作業を7くらいに削減して
うまくいけば次は5を目指す。

という感じで徐々に工数を減らして
最終的に1にたどり着くアプローチを
描くとうまくいきやすいのかな、と
いう感覚値です。

1→10をめざすときの留意点

1→10に向けて徐々に工数を減らす、
まずは10→10を7→10にするときに
気をつけるべきことがあります。

それは、1→10の形を知る、意識することです。

10の作業が1の作業に変遷する際に
7の作業を通ろう、という話ですが、
7の(負担の)作業にもいろいろあります。

最終形を思い描けていなければ、
7→10くらいで頭打ちになるような
7を取り入れてしまうかもしれません。

1→10という理想形を知ることで
そこに繋がる7を意識できます。

そのために、効率化を徹底している姿を
意識的に観察しておきたいです。

事務所見学なんかは、所長ではなく
所員が積極的にいくべきでしょう。

その形がそっくりそのまま自分の環境に
取り入れられるかどうかは別として、
1への正しいアプローチとしての7を知れば
その先の1に到達する可能性が高まります。

これはExcelやVBA、RPAといったIT活用と
いった話ばかりではなく、むしろ、
本棚や書庫の整理、資料回収の見える化、
といったところで意識すべき点です。

整理整頓、リスト化、見える化、といったことで
メンバーのムダはかなり削減できます。

というか、それができていないために浪費する時間を
重視しないボス(上司)は世の中にたくさんいます。

それでいて、「仕事が遅いのはお前のせい」と
なるから始末が悪いわけでして。。。

このような残念なボス(上司)にあたった不幸を
嘆くのもいいですが、嘆いているだけでは時間は
生まれません。

とくに、そんなボス(上司)のいる環境下で
生産性を高めるためには自発的に動くしか
ないでしょう。

「うちはブラックだなぁ」と感じる場合には
このあたりの交通整理を自身が舵取りをして
うまくやりきることで時間を生み出すことが
できる可能性があります。

拙速で失敗したあと、前職事務所を訪れた際に
まったく変わっていない整理整頓度合いを見て
「あのときちがうアプローチをしていたら
結果は変わったのではないか」と感じたことを
今さらながら記事にしてみました。

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【編集後記】
明日からは家族で名古屋旅行です。
楽しい旅になりますように。

【昨日の一日一新】
次男のハンコ

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❐石田修朗税理士事務所HP

石田修朗税理士事務所[姫路]

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石田 修朗

1976年生まれ。B型。姫路出身。 (雇わず、雇われずの)“ひとり税理士”として活動中。テニスとカレーを愛する、二児の父です。経営者の不安を安心に変えることにこだわっており、脱力することと手を抜くことのちがいを意識しています。